Abteilungen strukturieren und führen

Vielleicht kennen Sie die Situation: Die Arbeitslast ist hoch, die Menge an Aufgaben enorm. Manche Ihrer Mitarbeitenden bewältigen sie, andere fühlen sich überlastet, überfordert, gestresst, genervt. Die Arbeitsbeziehungen leiden darunter. Der Ton untereinander ist gereizt. Die Leistungsbereitschaft sinkt. Kennzahlen alarmieren. Mehr Personal ist nicht verfügbar oder in Sicht. Gleichzeitig erwartet Ihr Vorgesetzter bzw. Ihre Vorgesetzte von Ihnen, dass Sie die Performance Ihres Teams steigern. In anderen Abteilungen sei dieses ja auch gelungen. Diese schwer zu erfüllenden Erwartungen werden irgendwann auch für Sie selbst zur Belastung. So manche Nacht könnte davon berichten. Sie sollen also nun als verantwortliche Führungskraft dieses Problem lösen, den "gordischen Knoten durchschlagen", ohne zwischen den "Mahlsteinen zermalmt" zu werden.

Das Seminar soll Ihnen Hinweise, Anregungen und Instrumente liefern, um die Aufgabenmenge besser zu bewältigen, die Aufgaben besser auf Ihre Mitarbeitenden zu verteilen, Ihre Mitarbeitenden gezielter zu qualifizieren sowie deren Motivation zu fördern oder zu halten, die Abläufe zu optimieren bzw. zu verschlanken, d.h. alte Routine zu beenden und neue Prozesse zu etablieren, die Belegschaft zu einem Team zu formen über verschiedene Kommunikationskanäle (virtuell, remote oder in Präsenz) hinweg.

Ziel der Weiterbildung

Ziel ist, die Performance Ihrer Abteilung zu erhöhen, Ihre Mitarbeitenden in ihrer Leistungsfähigkeit zu stärken, die Aufbau- und die Ablauforganisation zu optimieren und die Arbeitsbelastung angemessen zu verteilen.
– Aufgaben strukturieren, sortieren und Anforderungen ermitteln
– Eignung nach Qualifikation und Motivation Ihrer Mitarbeitenden einschätzen
– Aufgaben nach Qualifikation und Motivation verteilen
– Leistung des Teams als auch einzelner Mitarbeitenden beurteilen 
– Personaleinsatz nach Qualifikation und Motivation planen und Aufgaben delegieren 
– Arbeitsabläufe reibungslos und einfach gestalten
– Informationsfluss im Team und abteilungsübergreifend optimieren
– durch klare Zuständigkeiten eine gute Kommunikation erzielen
– durch agile Führung die Komplexität in den Griff bekommen
– gezielt Kommunikationsmittel einsetzen

Kurzvorträge, Gruppenarbeiten, Fallbeispiele aus der Praxis, moderierte Diskussion

Donnerstag, 25. April 2024
9.00 bis 12.15 und 13.45 bis 17.00 Uhr

Einführung 
– Organisationsformen (inkl. agile Organisation) 
– Struktur und Merkmale von Aufgaben
– AKV´s: Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung 
– Jobprofile und Stellenbeschreibungen 
– Delegation und Auftragsklärung 
– Tools zur Einschätzung Leistung, Qualifikation, Motivation
– Leistung und Arbeitsergebnisse 
– Rollenverständnis und Prioritätensetzung 
– Verteilung Fach- vs. Führungsaufgaben
– Anforderungsprofil Führungskräfte und Mitarbeitende

Was ist Führung, und was haben Sie davon? 
– Erwartungen der Unternehmensführung an Sie als Abteilungsleiter 
– Worauf ich besonders achten muss! 
– Welche Stärken brauche ich in meiner Abteilung? 
– Grenzen und Risiken der Führung

Führung ist Einstellungssache 
– Rollenverständnis 
– Motivation und Demotivation 
– Ansätze zur Leistungssteigerung

Führung ist Kultursache 
– Kundenorientierung 
– Qualitätsorientierung 
– Werteorientierung 
– Teamorientierung

Führung von Abteilungen 
– Führungsstile (inkl. agile Führung) 
– Führungsprinzipien 
– Führungsinstrumente 
– Führungsspanne 
– Entscheidungen und Zuständigkeiten

Wie löse ich Probleme in meiner Abteilung? 
– Situationsanalyse und Problemdefinition 
– Zielformulierung 
– Lösungsfindung und Bewertung 
– Umsetzung 
– Regeln und Richtlinien innerhalb einer Abteilung und in der Organisation

Freitag, 26. April 2024
8.30 bis 11.45 und 13.15 bis 16.00 Uhr

Team aktiv bilden und entwickeln 
– Team-Screening 
– Rollen im Team 
– Gruppendynamik 
– Umgang mit unterschiedlichen Persönlichkeiten

Virtuelle Teams führen 
– Wo liegt der Unterschied zwischen lokalen und „verteilten“ Teams? 
– geeignete Führungsinstrumente 
– Kommunikationsmöglichkeiten bei „verteilten“ Teams

Mitarbeiter fordern und fördern 
– Selbstbild vs. Fremdbild 
– Motive und Bedürfnisse 
– Stärken, Schwächen und Entwicklungspotenziale 
– Entwicklungsgespräche

Kommunikation in Abteilungen 
– Grundlagen der Kommunikation 
– Gesprächstechniken

Allgemeine Fragen und Feedback