Assistenz und Sekretariat

Beschreibung

Die Herausforderungen in der Assistenz bzw. im Sekreatriat stellen sich als immer anspruchsvoller dar. Die nicht zuletzt krisenbedingt stark weiterentwickelte Digitalisierung nimmt insoweit die Rolle eines Motors ein. Betroffen sind nicht nur bisher etablierte bzw. „analoge“ Arbeitsabläufe, vielmehr besteht eine unmittelbare Auswirkung auf die Art der internen und externen Kommunikation.

Ziel der Weiterbildung

Ziel dieses Praxis-Seminars ist es, wesentliche Aspekte eines modernen Arbeitsplatzes in der Assistenz und im Sekretariat darzustellen und den Teilnehmer*innen nachhaltige Strategien, mit denen sie ihren Büroalltag zukünftig „smarter“ und produktiver gestalten können, zu vermitteln.

Teilnehmer:innenkreis

Mitarbeiter*innen in Unternehmen, die in der Assistenz oder in vergleichbaren Positionen digitale Arbeitsplätze zu verantworten haben und gleichzeitig selbst an einer zuverlässigen Umsetzung interessiert sind.

Inhalte

Dienstag, 8. November und Mittwoch, 9. November 2022
9.00 bis 12.15 und 13.15 bis 16.30 Uhr

Lean Office
Das Lean Office, also ein „schlankes“ Büro, ist auf eine Vermeidung der Verschwendung von Ressourcen bzw. eine dadurch bewirkte Produktivitätssteigerung ausgerichtet. Ihm liegen die Prinzipien eines Lean Managements, welches als Philosophie das gesamte Unternehmen umfasst, zugrunde. Fokussiert werden insoweit sowohl eine optimale Qualität als auch eine entsprechende Geschwindigkeit, zudem eine klare Kundenorientiertheit von Arbeitsabläufen und -ergebnissen.

> Begriffsdefitionen – Lean Office und Lean Management
> Kaizen – der kontinuierliche Verbesserungsprozess
> Werte – interne und externe Kunden (Schnittstellen und Endabnehmer)
> Wertströme – Voraussetzungen von Dienstleistungen und Produkten
> Fluss- und Pull-Prinzip – Abstimmung und Optimierung von Prozessen

Modern Workplace und Microsoft 365
Der moderne Arbeitsplatz ist digital – im Unternehmen und im Homeoffice. Als zentrale Kollaborationsplattform bietet Microsoft 365 zahlreiche Möglichkeiten zur kontinuierlichen Anpassung von Arbeitsabläufen und gleichzeitig zur konsequenten Steigerung der Arbeitseffizienz.

> Begriffsdefinitionen – New Work und Arbeit 4.0
> das digitale Office 2023 – technische Voraussetzungen
> die Produktivitätscloud – Microsoft 365 im Überblick
> Szenarien – Möglichkeiten und Grenzen einer digitalen Zusammenarbeit
> für die Praxis: Virtuelle Meetings – Planung, Umsetzung und Moderation

Projektmanagement
In Zeiten eines hohen Wettbewerbsdrucks sowie finanzieller Unsicherheiten gewinnen Assistenz und Sekretariat immer weiter an Bedeutung. Besonders ihre Einbindung in das Projektmanagement erfordert Detailkenntnisse zur Umsetzung klassischer und agiler, aber auch hybrider Ansätze.

> klassisches vs. agiles Projektmanagement
> das Framework Scrum – Rollen, Ereignisse, Artefakte
> Projektassistenz und Projektmanagement Office
> digitale Projektmanagement-Werkzeuge – DSGVO-konforme Beispiele
> effiziente Workflows unter Beachtung der Komplexitätsmatrix

Teamarbeit und Unternehmenskommunikation
Eine effiziente Zusammenarbeit von Teams ist an gemeinsame Werte gebunden. Sie bedingt eine entsprechende Unternehmenskultur und einen Paradigmenwechsel. Der Unternehmenskommunikation kommt insoweit eine entscheidende Bedeutung zu.

> Werte, Prinzipien und Leitsätze in Teams
> Führungsrollen in Teams – Anforderungen und Führungsübernahme
> das Vier-Ohren-Modell nach Schulz von Thun
> Workshops zur Innovationssteuerung – Methoden und Techniken
> Kreativtechniken zur Innovationssteuerung – Mindmapping & Co.

Wissensmanagement und -transfer
Ein professionelles Wissensmanagement ist darauf ausgerichtet, eine möglichst optimale Nutzung des Wissens in Unternehmen sicherzustellen. Gleichzeitig bildet es die Grundlage für eine konsistente Kommunikation.

> Wissensmanagement in Theorie und Praxis
> Ziele – Entwicklung, Verteilung, Nutzung
> DSGVO-konforme Anwendungen im Überblick
> SharePoint als technische Plattform innerhalb von Microsoft 365
> interne und externe Kommunikationsstrategien (Networking 2.0)

Zeit- und Aufgabenmanagement
Ein durchdachtes und dabei erfolgreiches Zeit- und Aufgabenmanagement bildet die Grundlage einer jeden Assistenz. Das Verständnis sowohl für die Theorie als auch für eine entsprechende praktische Umsetzung sind dabei gleichermaßen wesentlich.

> Zeit- und Aufgabenmanagement in Theorie und Praxis
> Tagespläne und Prioritäten
> Zeitmanagement- und Aufgabenmanagement-Tools
> Outlook als technische Plattform innerhalb von Microsoft 365

Referent:innen

Thorsten H. Bradt
Thorsten H. Bradt ist freier Autor und Publizist sowie Bildungsreferent mit den Schwerpunkten Kommunikation und Bildung. Er schreibt regelmäßig für diverse Fachmagazine, -zeitschriften und -Blogs – so für die Periodika "Wissensmanagement", "Publisher", "Office Roxx" (ehemals "Das Büro") oder auch "Die Kaufleute im Büromanagement" und verbindet dabei unter anderem Aspekte des agilen Arbeitens mit Fragestellungen zu einem wirkungsvollen Marketing sowie der visuellen Kommunikation. Seit 2001 führt er besonders im Auftrag von KMU und mitunter auch von Konzernen Inhouse-Maßnahmen durch und ist zudem in der klassischen Erwachsenenweiterbildung tätig – etwa an Akademien, Kammern, Bildungswerken oder auch Volkshochschulen. Bereits im Jahr 2005 entwickelte er erste E-Learning-Konzepte bzw. Bildungsformate und gilt insoweit als Webinar-Pionier.

Termine & Preise

Extras
Die Teilnahmegebühr beinhaltet ausführliche Seminarunterlagen und bei Teilnahme vor Ort Verpflegung.

Die Teilnehmerzahl ist begrenzt, um den optimalen Lernerfolg zu garantieren.

Kosten
Die Kosten betragen pro Teilnehmer EUR 1.120,00(MwSt.-frei), inklusive aller Extras.

Fördermöglichkeiten
weniger bezahlen – so geht´s