Datenschutz in der Personalabteilung

Die Rolle des HR-Managements wandelt sich derzeit vom operativen internen Dienstleister hin zum digitalen Vordenker. Die Umsetzung sowohl von Datenschutz als auch Informationssicherheit spielt eine wesentliche Rolle in Transformations- und Change-Management. Dies gilt u.a. für den Einsatz von innovativen Softwarelösungen und HR-Analytics für fundiertere Personalentscheidungen, für das Profiling, das Rekrutierung und die Personalauswahl. Parallel dazu müssen weitere datenschutzrelevante Rechtsvorschriften aus dem Arbeitsrecht, dem Arbeitsschutz, aus dem Sozialrecht und dem Betriebsverfassungsrecht usw. beachtet werden.

Ziel der Weiterbildung

Dieses Seminar zeigt Ihnen anhand von Checklisten und Musterverträgen, Einverständniserklärungen, Informationsschreiben, Richtlinien, speziellen Verarbeitungsvorgängen, Auftragsverarbeitungsverträgen und Joint Controller Verträgen, Datenschutzkonzepten sowie konkreten Handlungsempfehlungen, wie Sie Ihre Rechenschafts- und Dokumentationspflichten in allen Bereichen des HR Managements zeitsparend und rechtskonform erfüllen können. Die Nutzung digitaler Tools, neuer Softwarelösungen und Entwicklungen der Industrie 4.0 erfordern neue Denkansätze und neue Organisationsstrukturen im HR-Datenschutz.

Stand der letzten Durchführung (Inhalte werden noch aktualisiert):

Montag, 17. Oktober 2022
9:00 bis 12:15 und 13:45 bis 17:00 Uhr

HR/Personalverwaltung
- Führen der digitalen Personalakte/Printakte
- Gestaltung von Auftragsverarbeitungsverträgen mit HR-/IT-Dienstleistern
- SaaS, IaaS, DaaS, Cloudlösungen
- Anwendungen für File Transfer und Projektarbeit
- Löschfristen/Löschkonzepte

Kollektiv-Vereinbarungen/Betriebsvereinbarungen
- Gestaltung von Unternehmensrichtlinien/-Policies zum Beschäftigtendatenschutz
- Dienstanweisungen versus Kollektiv-Vereinbarungen
- Kontrollrechte des Betriebsrats/Personalrats
- Informations-, Beratungs- und Mitbestimmungsrechte bei IT-Einsatz im Unternehmen

Spezifische Archivierungs- und Löschfristen aus sämtlichen Bereichen im HRM
- Dokumentationspflichten nach der DSGVO/BDSG n.F.
- Verarbeitungstätigkeiten im HRM
- HR-Analytics/Workforce-Analytics, People Analytics

Datenschutzrechtliche Regeln der Zusammenarbeit mit dem Betriebs-/Personalrat
- Kollektivvereinbarungen Art. 88 DSGVO
- Gestaltung von Betriebsvereinbarungen
- Mitarbeiterqualifizierungen
- Gehaltsanpassungen (kollektiv oder individuell)
- Kündigungen oder Versetzungen
- Arbeitszeitänderungen
- Einfluss des BR/PR bei Kontrollmaßnahmen; Video, Tracking, neue Softwarelösungen
- Bewerbungen und weitere personelle Einzelmaßnahmen

Recruiting
- Aufbau und Pflege von Talent Pools
- Social Recruiting/Active Sourcing
- Karrieremessen
- Hochschulmarketing
- Einsatz eines professionellen Bewerbermanagementsystems
- Aufbau von Skilldatenbanken – Grenzen und Chancen
- Assessment Center – Profiling
- psychologische Eignungstests/ DIN-Normen

Nutzung von Kommunikationsmitteln
- IT – Nutzung am Arbeitsplatz
- Bring your own device (BYOD)
- Einsatz biometrischer Tools
- Vertragsrecht im Homeoffice/Mobile Office
- Machine Learning & Einsatz von KI

Mitarbeiterbefragungen/Feedbacks
- Prüfung von Software Tools
- Einbindung von Betriebsrat/Personalrat
- Anonymisierung/Pseudonymisierung
- Auswertung/Archivierung von Mitarbeiterbefragungen
- Mitarbeiterzufriedenheit zum Onboarding
- Pulse Check
- 360 Grad Feedback

Einsatz von Dienstleistern/Agenturen im HR Bereich
- Gewährleistung von IT Sicherheit
- privacy by design/privacy by defaul/Technisch-Organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Aus- und Bewertungen von personenbezogenen Daten
- "dynamische" Auswertungen
- Zeiterfassung & Mitarbeiterkontrolle
- Potenzialanalysen
- Leistungskontrollen durch digitale Tools

Risikoabwägung und Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA)
- PRIVACY IMPACT ASSESSMENT (PIA)
- IP-Telefonie
- Videoüberwachung
- Trackingmethoden

Nutzung von Webkonferenz- und Meeting-Tools
- Datenschutzkonzept/Informationsschreiben
- Softwareergonomie-Konzept

Drittlandstransfer
- Neue Model Clauses der EU
- TRANSFER IMPACT ASSESSMENT (TIA)
- Praxis der Durchführung vorgeschriebener Risikoabschätzung bei Drittlandsübermittlung
- Datenschutzniveau bei Anbietern aus Drittländern

Beschäftigtendatenschutz – Organisation
- Datenerhebung/Stammdatenblatt
- Verpflichtung auf das Datengeheimnis, Sozialgeheimnis, Steuergeheimnis, Betriebsgeheimnis
- berufsrechtliche Geheimhaltung, nachvertragliche Geheimhaltung
- Austausch von Daten in der Unternehmensgruppe
- kleines Konzernprivileg
- Shared Services und Dienstleistungsverträge: Auftragsverarbeiter oder Joint Controller
- Entsendung von Mitarbeitern
- Dienstreisen
- Einwilligungen bei Einsichtsrechten Dritter (Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Auditoren, Kostenträger, Subventionsgeber etc.)
- Drittstaatenproblematik, Ende des Privacy Shield
- Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz
- Umgang mit Listen, u.a. Urlaub, Abwesenheit, Geburtstagslisten, Outlook Kalender/ Kontaktlisten
- Leistungsüberwachung, Kommunikation und Verhalten
- betriebliches Wiedereingliederungsmanagement

Aus- und Weiterbildung
- Datenschutz bei Webinaren, Moodle & Co.
- ÜLA – Überbetriebliche Ausbildung
- Bewertungsverfahren/Leistungscontrolling

Umsetzung der Betroffenenrechte
- Einsichtsrechte in Arbeitgeberaufzeichnungen
- Informationspflichten
- Auskunftspflichten
- Widerspruchsrecht
- Meldepflichten

Foto- und Videoaufnahmen von Beschäftigten
- Nutzung von Fotos und Videos – KUG versus DSGVO
- Widerrufsrechte und ihre Folgen
- Youtube Filme
- Facebook, Instagram etc.
- Vertragsgestaltungen: TFP, Model Release

Krankheit und Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)
- Umgang
- Offenlegung
- Speicherfristen nach Beendigung

Digitalisierung der Arbeitsplätze und Industrie 4.0
- Leistungskontrollen in der Smart Factory
- Machine Learning
- Risiken bei der Verarbeitung personenbezogener Mitarbeiter- und Kundendaten in Produktions- sowie Logistiksystemen
- Mitarbeiterassistenzsysteme, u.a. Tablets, Datenbrillen oder Handdatenterminals
- „data protection by design“ (Datenschutz durch Technik)
- „data protection by default“ (Datenschutzfreundliche Einstellungen)
- neue Gestaltungsoptionen für eine zulässige Verarbeitung personenbezogener Daten

Lager/Logistik/Fuhrparkmanagement
- Einsatz von GPS Sensoren, Müdigkeitsassistenten in Fahrzeugen
- Virtual Reality
- biometrische Erkennungssyteme